Wyliczanie ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy [Aktualizacja: 2-01-2021]

Ekwiwalent urlopowy wyraża kwotę pieniędzy, jaką pracownik powinien otrzymać za dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego w sytuacji, gdy dochodzi do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Zasadniczo staje się on należny w ostatnim dniu zatrudnienia (także wtedy, gdy pensja za dany miesiąc wypłacana jest do 10 dnia miesiąca kolejnego) i z tym dniem rozpoczyna bieg termin przedawnienia roszczenia o ekwiwalent.

Odpowiedź na pytanie jak obliczać ekwiwalent za urlop wypoczynkowy nie zawsze jest prosta. Przy kalkulowaniu omawianego świadczenia należy pamiętać, że:

Pewne należności nie wchodzą do podstawy ekwiwalentu. Spośród nich wymienić należy przede wszystkim:

świadczenia wymienione w § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.), czyli np. jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie, nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne,
premie uznaniowe nieposiadające charakteru roszczeniowego, czyli np. premie inne niż regulaminowe przyznawane swobodną decyzją pracodawcy (wyrok Sądu Najwyższego z 20 lipca 2000 r., sygn. akt I PKN 17/00, OSNP 2002/3/77),
należności wypłacone pracownikowi tytułem rekompensaty poniesionych przez niego wcześniej wydatków, np.: ekwiwalenty za pranie i konserwację odzieży roboczej, diety i inne należności przysługujące zatrudnionemu w związku z odbyciem podróży służbowej,
świadczenia pozapłacowe typu wartość zakwaterowania zapewnionego przez pracodawcę, należności z zfśs czy pakiety medyczne finansowane przez zakład pracy,
wynagrodzenie otrzymywane przez pracownika z innych źródeł niż stosunek pracy (wyrok Sądu Najwyższego z 4 marca 2008 r., sygn. akt II PK 183/07).

Składniki stałe (np. wynagrodzenie zasadnicze określone stawką miesięczną) uwzględnia się w podstawie wyliczeń w pełnej wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu, a więc jeśli przykładowo stosunek pracy kończy się w trakcie miesiąca, to do podstawy wliczamy pełne miesięczne wynagrodzenie, a nie jego część, ustaloną stosownie do faktycznego okresu zatrudnienia.

Składniki zmienne za okresy miesięczne wlicza się do podstawy w przeciętnej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (niezależnie od tego za jaki okres one przysługują). Podobnie jest ze składnikami zmiennymi należnymi za okresy dłuższe niż miesiąc (np. z premiami kwartalnymi), tyle że uwzględnia się je w podstawie w średniej wysokości wypłaconej w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia uprawnienia do ekwiwalentu.

Czasami pracodawcy zastanawiają się, czy w podstawie ekwiwalentu można uwzględniać miesięczne składniki zmienne z okresu dłuższego niż 3 miesiące, jeśli ich wysokość ulega znacznym wahaniom? Odpowiedź brzmi: nie. Przepis § 8 ust. 1 rozporządzenia urlopowego taką możliwość przewiduje wszakże tylko w odniesieniu do wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Potwierdza to wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 16 lipca 2013 r. (sygn. akt III APa 23/12), w którym czytamy:

„(…) Przepis § 8 ust. 1 (dla wynagrodzenia urlopowego) odpowiada wprawdzie treści § 16 ust. 1 rozporządzenia (dla ekwiwalentu), ale jedynie w przypadku § 8 w ust. 2 wprowadzono zapis, że w razie znacznych wahań wynagrodzeń można okres ustalania składników wydłużyć do 12 miesięcy. Możliwości takiej nie przewiduje § 16 rozporządzenia odnoszący się do ustalania ekwiwalentu, choć rozporządzenie nowelizowano wielokrotnie. Tylko wówczas, gdy pracownikowi przysługiwały składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe, niż jeden miesiąc, które zostały wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, składniki te uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu. W praktyce przepis ten ma zastosowanie głównie do premii otrzymywanych za okresy roczne, półroczne czy kwartalne. (…)”.

Niekiedy trzeba uzupełnić podstawę wyliczeń. Taka konieczność pojawia się wtedy, gdy w okresie, z którego podstawa jest ustalana, pracownik przez pewien czas był nieobecny w pracy (np. z powodu choroby lub urlopu bezpłatnego). Uzupełnienie (dopełnienie) sprowadza się do:

podzielenia faktycznie otrzymanego przez pracownika wynagrodzenia przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało oraz
pomnożenia uzyskanego wyniku przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby (w ciągu 3 lub 12 miesięcy) w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Pamiętajmy, że omawianego uzupełnienia dokonuje się w przypadku wszystkich składników zmiennych, choćby miały charakter incydentalny (tak jak np. wynagrodzenie i dodatki za sporadycznie świadczoną pracę nadliczbową) i niezależnie od przyczyn absencji w pracy, a zatem także w odniesieniu do nieobecności nieusprawiedliwionych.

Czasem niektóre miesiące pomijamy przy budowaniu podstawy ekwiwalentowej. Jeśli:

przez cały czas przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru ekwiwalentu urlopowego poprzedzający miesiąc uzyskania prawa do ekwiwalentu lub
przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny lub pełne miesiące kalendarzowe,

pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie o charakterze zmiennym, to przy ustalaniu tej podstawy należy brać pod uwagę najbliższe miesiące, za które zmienne składniki były należne. Wyłączanie z kalkulacji danego miesiąca i przyjmowanie w jego miejsce wcześniejszego miesiąca powinno następować wyłącznie wtedy, kiedy brak wypłaty danego składnika wynagrodzenia był wynikiem nieprzepracowania danego okresu, a nie utraty prawa do składnika z powodu np. nieświadczenia pracy w nadgodzinach, zaniedbywania obowiązków pracowniczych albo niskiej wydajności w pracy.

Gdy ustalimy już średnią miesięczną kwotę podstawy ekwiwalentu, musimy przejść do obliczenia stawki dziennej. W tym celu wymagane jest:

podzielenie podstawy wymiaru przez tzw. współczynnik urlopowy (w 2021 r. dla pracownika pełnoetatowego wynosi on 21 (sposób jego wyliczenia znajdziemy tutaj),
podzielenie otrzymanego wyniku przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej danego pracownika (z reguły jest to 8 godzin, choć np. w przypadku niepełnosprawnych w stopniu umiarkowanym i znacznym będzie to 7 godzin, a w przypadku niektórych osób zatrudnionych w zakładach opieki zdrowotnej – 7 godzin i 35 minut).

Pracodawcy często mają wątpliwość jaki powinno się stosować współczynnik ekwiwalentowy przy zaległym urlopie. Otóż o tej kwestii decyduje moment zyskania przez pracownika prawa do ekwiwalentu. A zatem współczynnik urlopowy przyjmuje się z tego roku, w którym powstało prawo do ekwiwalentu. Bez znaczenia pozostaje tu to, czy chodzi o urlop bieżący, czy też zaległy. Przykładowo jeżeli pracownik nabywa w styczniu 2017 r. prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy z 2016 r., to stosujemy współczynnik z 2017 r.

Na sam koniec musimy pomnożyć wyliczoną stawkę godzinową przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Ekwiwalent wypłacamy w ostatnim dniu trwania stosunku pracy, także wtedy gdy pracodawca opłaca pracowników za dany miesiąc do 10 dnia miesiąca kolejnego. Gdy pracownik przykładowo zostanie zwolniony z pacy 16 grudnia 2016 r., to w tym dniu powinien on otrzymać ekwiwalent, nawet jeśli grudniowa pensja będzie mu wypłacona dopiero w styczniu 2017 r.

Sprawdź praktyczny kalkulator wyliczania kwoty należnego ekwiwalentu urlopowego:

🧮 Kalkulator Online – Kalkulator – Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy
Jak obliczać ekwiwalent za urlop wypoczynkowy?
➪ Kliknij i Sprawdź

Aby najpełniej zobrazować schemat wyliczania ekwiwalentu urlopowego posłużmy się poniższym przykładem.

Załóżmy, że:

w dniu 20 stycznia 2017 r. rozwiązano umowę o pracę z pracownikiem, który pracował na pełny etat w podstawowej organizacji pracy i któremu z tego powodu należał się ekwiwalent za 10 dni (80 godz. z tego 56 godz. dotyczy urlopu z 2016 r.) niewykorzystanego urlopu,
pracownik wynagradzany był stawką godzinową w wysokości 25 zł, a ponadto miał prawo do regulaminowych premii rocznych oraz zmiennych premii miesięcznych mających charakter roszczeniowy.

Poczyńmy dodatkowe założenie, że wynagrodzenie wypłacone pracownikowi w okresie poprzedzającym styczeń wynosiło:

wynagrodzenie godzinowe i miesięczne premie należne za okres od października do grudnia 2016 r.: 11650 zł (we wspomnianym okresie pracownik miał do przepracowania nominalnie 62 dni, a faktycznie z powodu 4 dni choroby, 8 dni urlopu wypoczynkowego i 3 dni nieobecności z przyczyn nieusprawiedliwionych wypracował 47 dni);
premia roczna wypłacona w styczniu 2016 r. za rok 2015: 3980 zł (premia za rok 2016 wypłacona została dopiero na koniec stycznia 2017 r. – w okresie od stycznia do grudnia 2015 r. pracownik miał do przepracowania nominalnie 252 dni, a faktycznie z powodu 11 dni choroby, 19 dni urlopu wypoczynkowego i 2 dni nieobecności z przyczyn nieusprawiedliwionych wypracował 220 dni).

W opisanych okolicznościach ekwiwalent urlopowy należy obliczyć w następujący sposób:

Krok 1. Uzupełnienie wynagrodzenia godzinowego i zmiennych premii miesięcznych:

11650 zł : 47 dni pracy w okresie od października do grudnia 2016 r. = 247,87 zł,
247,87 zł x 62 dni nominalnie do przepracowania w okresie od października do grudnia 2016 r. = 15367,94 zł.

Krok 2. Uzupełnienie premii rocznej: